Office Manager*in

Position description

Brussels, Belgium

Du interessierst dich für politische Prozesse und möchtest meine tägliche Arbeit als Abgeordnete mitgestalten? Du behältst die Dinge im Blick, kannst priorisieren und führst auch die vermeintlich kleinen Dinge zum Erfolg? Dann bist du bei uns genau richtig!

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die mit Leidenschaft und Weitblick meine parlamentarische Arbeit unterstützt. Werde Teil meines Teams und bewirb Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt in meinem Brüsseler Büro als Assistent*in bzw. Office Manager*in (Teilzeit).

Als die Ansprechperson nach innen und außen für alle organisatorischen und koordinierenden Angelegenheiten sind folgende Aufgaben zu übernehmen:

• Bearbeitung des Haupt-E-Mail- und Posteingangs sowie der Telefonanrufe;
• Terminkoordination der Abgeordneten und der Büros (Brüssel/Hannover);
• Unterstützung bei der Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen und Fachgesprächen;
• Kommunikation mit der Parlamentsverwaltung (Reisekostenabrechnungen, Missionen, Besuchergruppen etc.);
• Unterstützung bei der Beantwortung von Bürger*innenanfragen;
• Organisation, Vor- und Nachbearbeitung von internen Sitzungen.

Erwartet werden:

• Kompetenzen in der Organisation von Arbeits- und Entscheidungsprozessen und der Koordination und Priorisierung von Terminen;
• gesundes Urteilsvermögen und gute Kenntnisse von Arbeitsabläufen in Fraktionen, Parlamenten oder größeren Organisationen;
• Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in unbekannte bzw. komplexere Themengebiete einzuarbeiten;
• Einsatzbereitschaft, soziale Kompetenz, Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Loyalität;
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit;
• entsprechende Ausbildung, ein Studium oder einschlägige Berufserfahrungen.

Die wöchentliche Arbeitszeit soll zwischen min. 20 und max. 30 Stunden. Bitte teile uns Deine Gehaltsvorstellungen/ den gewünschten Stundenumfang mit. Die Vergütung erfolgt dann entsprechend der Besoldungsregularien für parlamentarische Assistent*innen. Der reguläre Arbeitsort ist Brüssel, fallweise sind Missionen nach Straßburg möglich. Anteiliges Homeoffice ist nach Absprache möglich. Bewerbungen von FIT-Personen, Menschen mit Migrationshintergrund sowie von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht.

Application instructions

Die Bewerbungsfrist endet am 20. Oktober 2024. Die Interviews werden voraussichtlich in der 45. Kalenderwoche stattfinden.

Sende Deine Bewerbung (kurzes Anschreiben, CV, Dokumente) bitte in einem PDF-Dokument an folgende E-Mail-Adresse: [email protected].

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